Większość użytkowników drukarek oblicza koszty druku w oparciu o informację ceny wydruku jednej strony lub koszt zakupu tonera czy też tuszu i ich deklarowaną wydajność. Obie informacje pochodzą od producenta danego urządzenia i nie przedstawiają realnych kosztów druku. Co należy więc wziąć pod uwagę, aby nasze wyliczenia były precyzyjne i prawdziwe? Jak skalkulować cenę wydruku w urządzeniach atramentowych i laserowych? O tym w dalszej części artykułu.
Niezależnie od tego, z jakiego typu drukarki korzystamy, realny koszt druku powinien uwzględniać w określonym przedziale czasowym, czyli najczęściej w skali jednego roku kalendarzowego, następujące składowe:
cenę zakupu lub dzierżawy drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego,
koszt materiałów eksploatacyjnych,
koszt przeprowadzonych napraw i serwisowania,
koszt zużytego papieru,
koszt zużycia energii elektrycznej.
Samodzielne wyliczenie TCO (Total Cost of Ownership), czyli całkowitego kosztu posiadania w dużych firmach lub przedsiębiorstwach jest bardzo trudne. Dlatego korzysta się w nich często z profesjonalnych systemów zarządzania drukiem. Innym rozwiązaniem jest przeprowadzenie audytu, który umożliwia zoptymalizować koszty druku i dobrać docelowo najlepszy rodzaj sprzętu. Jednak jest to opłacalne tylko i wyłącznie przy dużej ilości urządzeń drukujących lub kopiujących.
Jeśli posiadamy drukarkę atramentową, do obliczenia ceny wydruku jednej strony potrzebne będą następujące składowe:
cena tuszu podzielona przez ilość wydrukowanych stron,
koszt głowicy drukującej podzielony przez jej wydajność,
koszty napraw i serwisowania (jeśli je faktycznie ponieśliśmy) podzielone przez ilość wykonanych wydruków.
W przypadku, gdy atramentówka, z której korzystamy, nie posiada licznika stron, należy wziąć pod uwagę średnie zużycie liczby ryz papieru w wybranych ramach czasowych.
Jeśli jesteśmy użytkownikami monochromatycznej drukarki laserowej, mamy do dyspozycji licznik wydrukowanych stron. Aby obliczyć realny koszt wydruku, należy uwzględnić cenę poszczególnych podzespołów, a więc tonera z oddzielnym lub zintegrowanym bębnem, pojemnika na zużyty toner oraz zespołu utrwalania i podzielić przez określoną przez producenta wydajność. Do tego należy doliczyć koszty serwisowe w danym okresie czasowym.
Co warto wziąć pod uwagę przy zakupie drukarki
Przed zakupem drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego należy odpowiedzieć uczciwie na kilka zasadniczych pytań. Optymalny wybór nie pozostaje bez wpływu na realne koszty druku.
Musimy więc wiedzieć, co chcemy drukować, jak często będziemy korzystać z drukarki, ile zamierzamy drukować, gdzie będziemy korzystać z urządzenia i jaki jest koszt jej zakupu, choć ostatnia kwestia nie powinna być dla nas kluczowa. Okazuje się, że tanie drukarki są z reguły droższe w użytkowaniu. Do częstego druku dokumentów tekstowych najlepiej wybrać więc monochromatyczną drukarkę laserową. Laserówka jest co prawda droższa od atramentówki, ale koszty jej eksploatacji są niższe, szczególnie w dłuższej perspektywie czasowej. Warto pamiętać, że jeśli będziemy korzystać z drukarki sporadycznie, nie opłaca się inwestycja w drukarkę atramentową – tego typu urządzenia nie lubią przestojów i zasychają, a ich ponowne uruchomienie bywa kłopotliwe.
Przede wszystkim nie należy sugerować się ceną zakupu drukarki. Warto pamiętać, że tańsze rzadko znaczy lepsze i ta zasada sprawdza się również w przypadku drukarek. Tanie urządzenia drukujące mają z reguły kiepską wydajność i źle znoszą intensywne użytkowanie. Nie migają się od pracy, ale po jakimś czasie zaczynają grymasić, obniżać jakość i są bardziej awaryjne niż droższe modele. Inwestycja w droższe urządzenie opłaca się tym bardziej, im częściej z niego korzystamy. Poza tym przy tej samej ilości drukowanych stron tańsze urządzenia będą zdecydowanie droższe w eksploatacji. Kiedy tylko możemy, rezygnujmy z kolorowych wydruków. Kolor jest zawsze droższy niż wydruk czarno-biały, niezależnie od tego, czy jest to drukarka atramentowa, czy laserowa.
Koszy samego tonera możemy obniżyć, korzystając z jego tańszych, kompatybilnych zamienników, jednak warto pamiętać o tym, że zamienniki mogą powodować szybsze zużycie podzespołów realizujących wydruk, co może skutkować koniecznością naprawy lub wymiany którejś z części, a tym samym podwyższyć realne koszty druku. Co z tego, że możemy oszczędzić na kosztach zakupu tonera nawet 80%, skoro stosowanie najtańszych zamienników może wpłynąć negatywnie na jakość wydruków. Najtańsze zamienniki mają z reguły gorsze parametry i są mniej wydajne niż oryginalne materiały eksploatacyjne. W przypadku niektórych modeli drukarek stosowanie tańszych zamienników grozi utratą gwarancji, co w przypadku awarii lub konieczności wymiany któregoś z podzespołów wiąże się z dodatkowymi kosztami.