Drukarka czy kserokopiarka – optymalny wybór do biura

Drukarka oraz kserokopiarka to obok komputera podstawowy sprzęt w praktycznie każdym biurze. W większych firmach, których profil działalności wymaga dużej ilości drukowania i kopiowania dokumentów są to często oddzielne urządzenia, jednak coraz częściej zastępują je urządzenia wielofunkcyjne, oferujące zarówno możliwość druku, jak i kopiowania oraz skanowania. Myśląc o wyborze drukarki lub kserokopiarki musimy wziąć przede wszystkim pod uwagę, które z urządzeń jest nam bardziej potrzebne. Więcej drukujemy czy kopiujemy? Drukarki, szczególnie monochromatyczne, są tańsze niż kserokopiarki. Należy jednak pamiętać, że kserokopiarki oferują więcej funkcjonalności i dodatkowych opcji niż prosta drukarka. 

Podobieństwa i różnice

Nowoczesne kserokopiarki pełnią dziś nieco inną, szerszą funkcję niż kilkanaście lat temu, gdy były z reguły prostymi urządzeniami służącymi jedynie do kopiowania. Od kilku już lat są to zaawansowane technologicznie, wydajne, wielozadaniowe maszyny. Zwykła drukarka nie może kopiować, ale kserokopiarka może drukować☺.

Kto pyta, nie błądzi, dlatego przed ostatecznym wyborem urządzenia biurowego, warto odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań. Przede wszystkim, czy częściej drukujemy, czy kopiujemy? Czy potrzebujemy urządzenia kolorowego, czy monochromatycznego? Jakich dodatkowych funkcjonalności oczekujemy i jakie są koszty eksploatacyjne? 

Kiedy drukarka, a kiedy kopiarka

Jeśli potrzebujemy urządzenia, które oferuje dużo więcej niż prosta drukarka, a dokumenty w firmowym obiegu są częściej kserowane niż drukowane, powinniśmy zainwestować w kserokopiarkę. Zaawansowana kserokopiarka zapewnia obsługę zróżnicowanych formatów, możliwość druku z komputera, smartfona lub pendrive’a, skalowanie kopii oraz skanowanie z możliwością szybkiej konwersji do najpopularniejszych formatów. Kopiowanie jest zazwyczaj bardzo szybkie i odbywa się w trybie ciągłym. Dodatkowo niektóre modele oferują możliwość przydzielenia lub ograniczenia niektórych funkcjonalności konkretnym pracownikom, dzięki czemu urządzenie staje się jeszcze bardziej ekonomiczne. 

W jednoosobowej firmie lub biurze świadczącym usługi, które nie wymagają dużej ilości kopiowania lub skanowania dokumentów, sprawdzi się zwykła drukarka. Zajmie mniej miejsca niż kserokopiarka, a koszty eksploatacyjne będą z pewnością niższe, szczególnie jeśli zdecydujemy się na laserową drukarkę monochromatyczną. Warto zwrócić jednak uwagę, aby była to drukarka gwarantująca szybką pracę w nowoczesnym środowisku, dlatego powinna być wyposażona w moduł Wi-Fi umożliwiający druk z urządzeń mobilnych, kartę sieciową oraz funkcję automatycznego druku dwustronnego. Bardzo ważna jest jej wydajność oraz dobra dostępność materiałów eksploatacyjnych i ich zamienników. Drukarka laserowa jest co prawda droższa niż drukarka atramentowa, ale koszty jej eksploatacji są zazwyczaj niższe od drukarki atramentowej, szczególnie jeśli oferuje druk w kolorze. Urządzenie laserowe jest szybsze, a wydruki mają zazwyczaj wyższą jakość. W biurach, w których drukuje się sporo dokumentów, szybkość druku to jeden z najważniejszych parametrów.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze kserokopiarki 

O tym, czy wybrać drukarkę, czy kserokopiarkę decyduje często budżet, jakim dysponujemy. To zrozumiałe, choć w przypadku pracy biurowej, niezależnie od jej charakteru, warto zainwestować w zaawansowaną kserokopiarkę lub urządzenie wielofunkcyjne do biura. Nowoczesne kserokopiarki są bardziej wydajne niż drukarka, przede wszystkim jednak oferują dodatkowe usługi, które mogą być bardzo przydatne, nawet jeśli w tym momencie wydają nam się drugorzędne. Zanim dokonamy ostatecznego wyboru, zastanówmy się nad formatem kserokopiarki. Jeśli w codziennej pracy drukujemy głównie dokumenty A4, lepiej nie zawracać sobie głowy urządzeniem obsługującym większe formaty. Zwróćmy również uwagę na możliwość jej konfiguracji i rozbudowy o dodatkowe moduły. Sprawdźmy rodzaj łączności, szybkość wydruku i kopiowania oraz parametry i możliwości skanera, który powinien zapewniać skanowanie do wybranego folderu, e-maila lub na nośnik pamięci w wielu różnych, najczęściej używanych formatach (PDF, TIFF lub JPG). Warto, aby biurowa kserokopiarka posiadała możliwość zabezpieczenia wydruku, np. hasłem lub kodem PIN. Poza parametrami użytkowymi bardzo ważne są przede wszystkim koszty eksploatacji kserokopiarki. W przypadku nowoczesnych, zaawansowanych urządzeń sprawdza się zazwyczaj zasada, że im wyższa cena, tym tańsza eksploatacja. Jeśli nie jest nam potrzebna kolorowa drukarka, wybierzmy tańsze urządzenie monochromatyczne. Wielofunkcyjna kserokopiarka w dłuższej perspektywie czasowej to urządzenie bardziej ekonomiczne. Jedyny minus kserokopiarki to fakt, że zabiera nieco więcej miejsca niż drukarka.

Data dodania: 27-04-2021